A fi ocupat sau a fi productiv?

În încercarea noastră de a finaliza lucrurile, uneori confundăm ocupația cu productivitatea. Care este diferența? Este mai ușor să fii ocupat și mai dificil să fii productiv; întrucât productivitatea necesită concentrare, gândire strategică și planificare.
Mulți dintre noi am avut ocazia să lucrăm cu oameni „ocupați”. Se grăbesc în continuu, într-o stare ușoară de panică, rămân târziu la serviciu și par să realizeze foarte puțin în săptămâna lor. În schimb, există cei care par să obțină lucrurile fără efort, care par să controleze întotdeauna totul și să dețină fiecare răspuns.
Există o diferență între a fi ocupat și a finaliza lucrurile. Pur și simplu, oamenii ocupați se înghesuie să muncească mai mult, în timp ce oamenii productivi își reduc volumul de muncă cu până la 50%.
Vestea bună este că dacă ești mai „ocupat” decât „productiv” poți învăța trăsăturile necesare pentru a fi mai eficient. Cum faci acest lucru?

Învață să acorzi prioritate

Oamenii productivi cunosc diferența dintre o sarcină „urgentă” și una „importantă”. Oamenii ocupați tratează toate sarcinile ca fiind „urgente” și, prin urmare, se găsesc trași în multe direcții diferite. Nu puteți trata toate sarcinile la fel de importante dacă doriți să fiți productivi. Concentrați-vă să obțineți ceea ce contează cu adevărat înainte de a trece la o sarcină următoare, mai puțin urgentă. Permițându-vă să vă concentrați timpul adecvat și resursele necesare asupra sarcinilor disponibile, veți fi mai productiv.

Creează un sistem

Oamenii productivi aplică o abordare sistematică a zilei de muncă și a obligațiilor lor. Oamenii ocupați sunt distrași cu ușurință, sar de la sarcină la sarcină, verifică e-mailul, răspund la mesaje text, etc. Oamenii productivi desemnează ore specifice pentru e-mail și verificarea telefonului, mai degrabă decât să facă în mod constant aceste activități pe parcursul zilei.

Exersează focalizarea

Oamenii productivi practică arta concentrării. Oameni ocupați practică în mod constant multitasking-ul. 

Respiră

Oamenii productivi știu că luarea unei pauze îi reîncarcă atât mental, cât și fizic și le permite să fie și mai productivi pe tot parcursul zilei. Oamenii ocupați, pe de altă parte, își părăsesc rareori birourile, preferând să pară ocupați decât să se bucure de o pauză.

Ia o pauză înainte de a spune „da”

Oamenii productivi știu că timpul și atenția lor sunt valoroase și, prin urmare, nu sunt la fel de repezi să spună „da” noilor misiuni sau obligații ca omologii lor ocupați. Înainte de a fi de acord cu orice, reflectați asupra modului în care vă va afecta timpul, prioritățile și concentrarea. De fiecare dată când spui „da”, îți împarți timpul și resursele.

Ia-ți un respiro și caută claritate

Ce încerci să realizezi? Împarte-l în sarcini care pot fi gestionate. Nu permiteți nimic altceva să vă ocupe spațiul sau timpul până nu îndepliniți unele dintre aceste sarcini care vă vor apropia de obiectivul propus. Să fii clar cu privire la obiectiv și la rezultatul dorit te va face mai apt să lucrezi productiv pentru a le atinge.

Uită-te la lista de „a face” (to do list)

Dacă lista de sarcini este lungă în fiecare zi, este foarte probabil să fii mai ocupat decât productiv. Oamenii productivi decid în mod selectiv ce urmează să facă și apoi își creează strategii despre modul în care să o facă. În timp ce sunt selectivi, ei sunt capabili să completeze multe dintre sarcinile de pe lista lor până la sfârșitul zilei. 

Urmăriți-vă progresul

Acțiunea nu întotdeauna este egală cu realizarea. Dacă cheltuiți mai multă energie decât este necesar pentru a finaliza o sarcină, nu vă folosiți timpul într-o manieră productivă. Oamenii ocupați tind să abordeze sarcinile în ordine aleatorie; oamenii productivi iau cea mai strategică cale de realizare a obiectivelor măsurabile.

Vestea bună este că oricine poate începe să implementeze noi abilități și tehnici care să îi ajute să treacă de la a fi ocupat la a fi productiv. Primul pas este să arunci o privire obiectivă asupra ta. Ești mereu ocupat? Ce înseamnă asta pentru tine? A fi ocupat te împiedică să urmărești lucruri diferite?

Atunci întrebați-vă, cum aș putea îmbunătăți? Ce va fi mai productiv în viața mea? Ar putea duce la mai puține ore la locul de muncă, mai multă fericire și satisfacție pentru jobul tău, mai mult timp liber pentru a urmări hobby-uri sau pentru a petrece cu alte persoane importante pentru tine?

A fi productiv poate duce la un mare succes personal și profesional. Încearcă azi!
Și nu uita:
Nu ajungi în față lucrând mai mult. Ajungi în față lucrând mai inteligent.